+7(985)382-59-78
Тирика-Магазин
Главная Скачать Купить Самоучитель Скриншоты Статьи Контакты

Архивирование документов

В программе Тирика-Магазин есть функция перемещения документов в архив. Эта функция может использоваться для двух разных целей:

Для обоих этих способов использования программы служит функция архивирования документов. Документ (будь то продажа, закупка или списание) может быть либо заархивированным, либо нет, при этом:

Если Вам необходимо скрыть старые документы (см. п.1 выше), вы можете перенести эти документы в архив и отобрать у себя право просмотра документов в архиве. Если же вам нужно «заморозить» документы после того, как вы приняли и проверили отчет продавца, вам нужно перенести проверенные документы в архив и отобрать у продавца право извлекать документы из архива с тем, чтобы он не мог изменить проверенные документы.

Ниже мы разберемся в том, как работать с архивом документов.

Со временем в базе данных программы накапливается большое кол-во документов и финансовых операций, и чем больше в программе данных, тем медленнее начинает она работать при загрузке этих документов. Особенно это сильно заметно при работе со списком продаж. С годами их накапливается столько, что на загрузку этого списка в окно программы необходимо до нескольких минут. Для того чтобы ускорить работу этого окна и других окон программы, которые тоже содержат всевозможные финансовые документы и накладные, была разработана система архивирования .

Архивировать можно документы как по одному, так и массово, выделяя диапазон дат, который нужно заархивировать. Заархивированные документы можно скрыть из виду с помощью разграничения прав доступа из списков и тем самым ускорить работу. При этом на систему отчётов эти скрытые документы не повлияют, отчётность будет по ним такая же как и у документов, которые не скрыты. Это один из вариантов использования этой опции.

Вы можете не скрывать документы, если у вас в этом нет необходимости, а просто запретить их извлекать из архива с помощью разграничения прав доступа и тем самым ограничить продавцов в редактировании документов за прошедшие периоды. Сами же, как руководитель вы можете извлечь из архива любой выбранный документ и заархивировать его обратно, если вам нужно, что-то в нём изменить, это второй вариант использования этой опции

Как разрешить или запретить пользователям добавлять документы в архив, извлекать их из архива и видеть архивированные документы

Данная возможность работает только в том случае, если в пункте меню Файл|Настройки|Пользователи у вас введен хотя бы один пользователь программы. Как добавить новых пользователей и разграничить им права описано вот в этой статье : "Разграничение прав доступа пользователей"

В пункте меню Файл|Настройки|Пользователи|Изменить|Права|Прочее находятся галочки при помощи которых вы можете разрешить или запретить конкретному пользователю видеть архивные документы и/или добавлять документы в архив и извлекать их из архива:

Архивирование и извлечение из архива по одному документу:

Для того чтобы заархивировать один определённый документ, например, продажу, необходимо выделить его в списке документов и выбрать пункт из меню Сервис\ПереместитьВАрхивИлиИзвзвлечьИзАрхиваВыбранныйДокумент:

Также это можно сделать из панели инструментов, нажав на кнопку с иконкой в виде синий булавки, перемещённый документ в архив помечается такой же синей булавкой.

Переместить в архив сразу много документов:

Для того чтобы заархивировать сразу целый период (например , год), необходимо выбрать в программе пункт меню Сервис\Редко используемые\Переместить в архив сразу много документов (смотрите снимок ниже)

Вы сразу же попадёте в следующее окно в котором нужно задать период, который Вы хотите заархивировать (смотрите снимок ниже)

После прочтения сообщения, написанного в этом окне, нужно нажать кнопку «OK». Все перемещённые документы в архив будут помечены синей булавкой.

Внимание:

Архивные документы нельзя изменять. Восстановить документы из архива можно только по одному, так что, пожалуйста, не помещайте документы в архив, если вы не уверены, что они вам никогда не понадобятся.

Некоторые документы программа не сможет поместить в архив. Так, например, архивированию не подлежат резервные или оплаченные не до конца продажи, не распроданные до конца закупки и т.п.

Архивирование в синхронизации:

Помещать документы в архив (кроме суммы в кассе) можно на любом компьютере, естественно, учитывая все правила синхронизации по передачи документа на другой компьютер. Сумму в кассе помещать в архив можно только на компьютере в магазине, для которого этот документ предназначен.

Вы можете также поместить в архив все документы за определённый период при помощи пункта меню Сервис\Редко используемые\Переместить в архив сразу много документов, но это делать можно только на компьютере магазина, т.к. это затрагивает в т.ч. и сумму в кассе.

Следующая статья: Что делать, если программа умножает все числа на 1000